Attribuer automatiquement les amendes routières au bon chauffeur

Pour attribuer une amende routière au bon chauffeur, confrontez la plaque et la date de l’infraction à vos affectations de véhicules : qui avait ce véhicule à ce moment-là ? Pour le faire automatiquement, il faut deux choses : une amende dont la plaque, la date et le montant ont été saisis dans votre système, et des affectations avec une date de début et de fin. Avec les deux, trouver le chauffeur devient une simple recherche, qu’une personne n’a plus qu’à confirmer.

Pourquoi « celui qui le conduit d’habitude » ne suffit pas

Dans une flotte de transport, les camions changent de mains. Les chauffeurs échangent leurs services, un camion de réserve remplace celui qui est au garage, quelqu’un part et un collègue reprend le véhicule. Une amende arrive souvent des semaines après les faits : le chauffeur qui est sur le camion aujourd’hui n’est pas forcément celui qui y était ce jour-là. Si vous ne connaissez que le chauffeur actuel, vous facturerez tôt ou tard la mauvaise personne.

Les données nécessaires

• Des affectations datées. Pour chaque véhicule, quel chauffeur l’avait, de quand à quand. Clôturez une affectation dès qu’un chauffeur remet le véhicule.
• L’historique des plaques. Une plaque change après une réimmatriculation ou un transfert. Gardez la plaque par période, pour qu’une ancienne plaque retrouve encore le véhicule.
• Les données de l’amende. Plaque, date et heure, lieu, montant, délai de paiement et référence de l’expéditeur.

De l’amende au chauffeur, étape par étape

1. Rassemblez les amendes en un seul endroit. Une boîte mail partagée ou un point de dépôt unique, plutôt que des courriers sur plusieurs bureaux.
2. Saisissez les champs clés. Plaque, date et heure de l’infraction, montant, délai, référence et coordonnées de paiement.
3. Cherchez l’affectation à la date de l’infraction, pas le chauffeur d’aujourd’hui.
4. Reliez les rappels à l’original par le numéro de référence, pour qu’une infraction reste un seul dossier.
5. Traitez à part les demandes d’identification. Un courrier qui vous demande de désigner le conducteur n’est pas une amende à payer. Répondez-y avant le délai indiqué sur le courrier et notez qui vous avez désigné.
6. Faites confirmer par une personne, puis informez le chauffeur et suivez le paiement : payé ou non, par l’entreprise ou par le chauffeur, et s’il faut récupérer le montant auprès du chauffeur.

Comment Konvoi procède

Les amendes arrivent dans Konvoi par téléversement ou en les transférant à l’adresse e-mail propre à l’espace de travail. L’IA lit la plaque, la date de l’infraction, le lieu, le montant, le délai de paiement, la référence et les coordonnées bancaires, et reconnaît s’il s’agit d’une amende d’origine, d’un rappel ou d’une demande d’identification. Les rappels sont reliés à leur original par le numéro de référence.

Dès que l’amende est lue, Konvoi l’attribue au chauffeur dont l’affectation couvrait la plaque à la date de l’infraction. Chaque affectation conserve la plaque que le véhicule portait à ce moment-là, ce qui fonctionne même si la plaque est depuis passée sur un autre véhicule. Lors de la vérification, Konvoi affiche les affectations des 30 jours avant et après, pour qu’une personne confirme ou change le chauffeur. Une amende peut ensuite être marquée comme payée par l’entreprise ou par le chauffeur, avec un éventuel remboursement. La liste des amendes se filtre sur les amendes sans chauffeur ou encore à payer, et affiche en rouge une échéance dépassée. Les chauffeurs voient leurs propres amendes et le document scanné dans le portail chauffeur. Plus d’informations sur la page documents et conformité.