Verkeersboetes automatisch aan de juiste chauffeur toewijzen

Om een verkeersboete aan de juiste chauffeur toe te wijzen, leg je de nummerplaat en de datum van de overtreding naast je voertuigtoewijzingen: wie had dat voertuig op dat moment? Om dat automatisch te doen heb je twee dingen nodig: een boete waarvan plaat, datum en bedrag in je systeem zijn ingelezen, en toewijzingen met een begin- en einddatum. Zijn die er, dan wordt de juiste chauffeur vinden een opzoeking, en hoeft iemand die alleen nog te bevestigen.

Waarom “wie er meestal mee rijdt” niet volstaat

In een transportvloot wisselen trucks van handen. Chauffeurs ruilen shiften, een reservetruck vervangt er een die in de garage staat, iemand vertrekt en een collega neemt het voertuig over. Een boete komt vaak weken na de feiten binnen, dus de chauffeur die vandaag op de truck zit, is niet noodzakelijk degene die er die dag op zat. Ken je alleen de huidige chauffeur, dan reken je vroeg of laat de verkeerde persoon aan.

Welke gegevens je nodig hebt

• Toewijzingen in de tijd. Per voertuig: welke chauffeur had het van wanneer tot wanneer. Sluit een toewijzing af zodra een chauffeur het voertuig overdraagt.
• Platenhistoriek. Nummerplaten veranderen na een herinschrijving of een overdracht. Bewaar de plaat per periode, zodat een oude plaat het voertuig nog terugvindt.
• De gegevens van de boete. Plaat, datum en uur, plaats, bedrag, betaaltermijn en de referentie van de afzender.

Van boete naar chauffeur, stap voor stap

1. Verzamel boetes op één plek. Een gedeelde mailbox of één uploadpunt, in plaats van brieven op verschillende bureaus.
2. Lees de belangrijkste velden in. Plaat, datum en uur van de overtreding, bedrag, termijn, referentie en betaalgegevens.
3. Zoek de toewijzing op de datum van de overtreding, niet de chauffeur van vandaag.
4. Koppel herinneringen aan het origineel via het referentienummer, zodat één overtreding één dossier blijft.
5. Houd identificatieverzoeken apart. Een brief die vraagt wie er reed (identificatieplicht), is geen boete om te betalen. Beantwoord hem voor de termijn op de brief en noteer wie je hebt doorgegeven.
6. Laat iemand bevestigen, breng daarna de chauffeur op de hoogte en volg de betaling op: betaald of niet, door het bedrijf of door de chauffeur, en of het bedrag teruggevorderd moet worden.

Hoe Konvoi het aanpakt

Boetes komen in Konvoi via een upload of door ze door te sturen naar het eigen e-mailadres van de workspace. AI leest de plaat, de datum van de overtreding, de plaats, het bedrag, de betaaltermijn, de referentie en de bankgegevens, en herkent of de brief een oorspronkelijke boete, een herinnering of een identificatieverzoek is. Herinneringen worden via het referentienummer aan hun origineel gekoppeld.

Zodra de boete gelezen is, wijst Konvoi ze toe aan de chauffeur wiens toewijzing de plaat op de datum van de overtreding dekte. Elke toewijzing bewaart de plaat die het voertuig toen droeg, dus dat klopt ook als de plaat intussen op een ander voertuig staat. Bij het nakijken toont Konvoi de toewijzingen in de 30 dagen ervoor en erna, zodat iemand de chauffeur kan bevestigen of wijzigen. Daarna markeer je een boete als betaald door het bedrijf of door de chauffeur, met eventuele terugbetaling erbij. De boetelijst filtert op boetes zonder chauffeur of nog te betalen, en toont een verstreken vervaldatum in het rood. Chauffeurs zien hun eigen boetes en het gescande document in het chauffeursportaal. Meer op de pagina documenten en compliance.