Les documents de bord du véhicule sur le téléphone du chauffeur

Pour mettre les documents de bord sur le téléphone des chauffeurs, rattachez chaque document au véhicule, enregistrez quel chauffeur a quel véhicule, et donnez aux chauffeurs un accès simple à un portail qui affiche les papiers du camion qu’ils conduisent. Quand un chauffeur change de camion, seule l’affectation change et les bons papiers suivent. Le bureau gère un seul exemplaire à jour de chaque document, et le chauffeur l’ouvre lors d’un contrôle, à une frontière ou au garage sans devoir appeler qui que ce soit.

Choisir les papiers qui vont dans la cabine

Commencez par les documents qu’un chauffeur peut devoir présenter sur la route : le certificat d’immatriculation, l’attestation d’assurance et le dernier rapport de contrôle technique, et si nécessaire le certificat de conformité. Laissez de côté les contrats, factures et documents de leasing. Les chauffeurs n’en ont pas besoin, et une liste courte se consulte plus vite au bord de la route.

L’acceptation d’une copie sur téléphone à la place de l’original papier dépend du document et du pays. Considérez le téléphone comme une copie de secours que le chauffeur a toujours sur lui, et gardez les originaux dans le véhicule lorsque les règles l’exigent.

Lier les documents aux véhicules, et les chauffeurs aux véhicules

Classez chaque papier sous le véhicule auquel il appartient, avec ses dates de validité. Tenez ensuite les affectations de véhicules avec une date de début et de fin. Le portail peut ainsi montrer à chaque chauffeur les papiers des véhicules qui lui sont affectés, et un remplaçant sur un autre camion la semaine suivante voit le bon jeu de documents sans travail supplémentaire.

Simplifier l’accès

Les chauffeurs ne retiendront pas un mot de passe de plus. Un lien de connexion envoyé par e-mail fonctionne dans n’importe quel navigateur de téléphone. Vérifiez que l’adresse e-mail de chaque chauffeur est correcte dans vos données, et coupez l’accès dès qu’une personne quitte l’entreprise.

Garder les papiers à jour

Une copie numérique n’a d’intérêt que si c’est la version valable. Quand l’assureur envoie une nouvelle attestation ou qu’un camion passe le contrôle technique, classez le nouveau document sans attendre. Indiquez au chauffeur si chaque papier est valable, bientôt expiré ou expiré, et prévenez le bureau avant qu’un document n’arrive à échéance.

Comment Konvoi s’y prend

Les chauffeurs se connectent au portail chauffeur sur konvoi.ai/my avec un lien magique envoyé à l’adresse e-mail de leur fiche chauffeur. Le lien est valable 15 minutes et il n’y a pas de mot de passe. Un chauffeur connu de deux entreprises choisit l’entreprise après s’être connecté, et un chauffeur désactivé perd l’accès immédiatement.

Sous leurs véhicules, les chauffeurs voient le certificat d’immatriculation, l’attestation d’assurance, le contrôle technique, le certificat de conformité et le rapport d’identification, et peuvent ouvrir chaque fichier. Les autres documents du véhicule restent au bureau. Chaque papier indique s’il est valable, s’il expire dans les 30 jours ou s’il est expiré, avec sa date de fin, l’assureur ou la date du prochain contrôle. Les documents arrivent dans Konvoi par téléversement ou par e-mail à l’adresse propre de l’espace de travail, sont reconnus automatiquement puis confirmés par une personne dans la boîte de revue. Les assurances et contrôles techniques manquants, bientôt expirés ou expirés figurent dans l’e-mail quotidien de santé de la flotte envoyé aux administrateurs, comme décrit à la page documents et conformité.