Boorddocumenten van het voertuig op de telefoon van je chauffeur

Om chauffeurs de boorddocumenten op hun telefoon te geven, koppel je elk document aan het voertuig, hou je bij welke chauffeur welk voertuig heeft, en geef je chauffeurs een eenvoudige login op een portaal dat de papieren toont van de truck waarmee ze rijden. Wisselt een chauffeur van truck, dan verandert alleen de toewijzing en volgen de juiste papieren vanzelf. Het kantoor beheert één actuele versie van elk document, en de chauffeur opent die bij een controle, aan de grens of in de garage zonder iemand te moeten bellen.

Bepaal welke papieren in de cabine horen

Begin met de documenten waar een chauffeur onderweg naar gevraagd kan worden: het inschrijvingsbewijs, het verzekeringsattest en het laatste keuringsverslag, en waar nodig het gelijkvormigheidsattest. Laat contracten, facturen en leasingpapieren weg. Chauffeurs hebben ze niet nodig, en een korte lijst is langs de weg sneller doorzocht.

Of een kopie op de telefoon aanvaard wordt in plaats van het papieren origineel, hangt af van het document en het land. Zie de telefoon als een reservekopie die de chauffeur altijd bij zich heeft, en laat de originelen in het voertuig waar de regels dat vragen.

Koppel documenten aan voertuigen, en chauffeurs aan voertuigen

Leg elk papier vast bij het voertuig waar het bij hoort, met de geldigheidsdata. Hou daarnaast voertuigtoewijzingen bij met een begin- en einddatum. Zo kan het portaal elke chauffeur de papieren tonen van de voertuigen die aan hem toegewezen zijn, en ziet een invaller die volgende week op een andere truck zit de juiste set zonder extra werk.

Maak de toegang eenvoudig

Chauffeurs onthouden geen extra wachtwoord. Een aanmeldlink via e-mail werkt in elke browser op de telefoon. Zorg dat het e-mailadres van elke chauffeur juist in je gegevens staat, en sluit de toegang af zodra iemand vertrekt.

Hou de papieren actueel

Een digitale kopie heeft alleen zin als het de geldige versie is. Stuurt de verzekeraar een nieuw attest of is een truck gekeurd, leg het nieuwe document dan meteen vast. Toon de chauffeur of elk papier geldig is, binnenkort vervalt of vervallen is, en waarschuw het kantoor voor er iets verloopt.

Hoe Konvoi het doet

Chauffeurs melden zich aan op het chauffeursportaal via konvoi.ai/my met een magic link die naar het e-mailadres op hun chauffeursfiche gestuurd wordt. De link is 15 minuten geldig en er is geen wachtwoord. Een chauffeur die bij twee bedrijven bekend is, kiest na het aanmelden het bedrijf, en een gedeactiveerde chauffeur verliest meteen de toegang.

Bij hun voertuigen zien chauffeurs het inschrijvingsbewijs, het verzekeringsattest, de technische keuring, het gelijkvormigheidsattest en het identificatieverslag, en ze kunnen elk bestand openen. Andere voertuigdocumenten blijven op kantoor. Bij elk papier staat of het geldig is, binnen 30 dagen vervalt of vervallen is, met de einddatum, de verzekeraar of de volgende keuringsdatum. Documenten komen in Konvoi via upload of via e-mail naar het eigen adres van de workspace, worden automatisch herkend en door iemand bevestigd in de review-inbox. Ontbrekende, bijna vervallen en vervallen verzekeringen en keuringen staan in de dagelijkse fleet-health-mail voor beheerders, zoals beschreven onder documenten en compliance.