Suivre les autorisations de transport exceptionnel de vos camions

La façon la plus simple de suivre les autorisations de transport exceptionnel est de traiter chaque autorisation comme une fiche rattachée à des véhicules, pas comme un PDF dans la boîte mail de quelqu’un. Pour chaque autorisation, notez son numéro, les véhicules qu’elle couvre, sa période de validité et ses conditions, et prévoyez une alerte bien avant son échéance. Vérifiez ensuite par camion, et non par document, qu’une autorisation valide existe. La plupart des autorisations expirent sans qu’on s’en rende compte parce que personne n’a vu la date de fin arriver.

Pourquoi les autorisations passent entre les mailles

• Elles arrivent en pièce jointe. Une autorisation atterrit dans une boîte mail, puis dans un dossier, et sa date de fin n’est notée nulle part ailleurs.
• Elles sont liées à des véhicules précis. Une autorisation désigne des tracteurs et des remorques précis, par numéro de châssis ou plaque. Un autre camion sur la même mission n’est peut-être pas couvert.
• Elles expirent. Chaque autorisation a une période de validité, et un renouvellement arrive sous la forme d’un nouveau document qui doit remplacer l’ancien.
• Les conditions sont en petits caractères. Plages horaires, escortes et préavis à donner sont faciles à manquer quand on n’ouvre l’autorisation qu’au bord de la route.

Ce qu’il faut noter pour chaque autorisation

• Numéro de l’autorisation et autorité qui l’a délivrée
• Titulaire
• Véhicules couverts, par numéro de châssis ou plaque
• Date de début et date de fin de validité
• Dimensions et masse autorisées, et chargement
• Itinéraire ou réseau routier
• Conditions, recopiées mot pour mot
• Le PDF original

Le document reste la source. Ce que vous saisissez dans un tableur ou un logiciel sert d’index pour le retrouver, pas à le remplacer.

Surveiller les échéances

• Fixez un délai d’alerte par type d’autorisation. Celles qui sont plus longues à obtenir méritent une alerte plus précoce.
• Vérifiez par véhicule. Pour chaque camion qui a besoin d’une autorisation, posez la question : en a-t-il une valide aujourd’hui ? Un camion dont l’autorisation a expiré la semaine dernière sans remplaçante est un risque plus grand qu’une autorisation qui expire le mois prochain.
• Reliez les renouvellements. Quand une nouvelle autorisation remplace une ancienne, indiquez-le, pour que l’ancienne cesse d’alerter et que l’historique reste lisible.
• Donnez au chauffeur la bonne version. Le chauffeur doit avoir sur lui l’autorisation valide pour le véhicule qu’il conduit aujourd’hui, pas celle du mois dernier.

Comment Konvoi procède

Avec le module Autorisations, activé par espace de travail, Konvoi reconnaît les autorisations parmi les documents que vous chargez ou transférez à l’adresse e-mail propre à votre espace de travail. Il lit le numéro de l’autorisation, le titulaire, les dates de validité, les véhicules par numéro de châssis ou plaque, les dimensions et la masse, le chargement, l’itinéraire et les conditions, et rattache chaque véhicule à votre flotte, d’abord par numéro de châssis (VIN), puis par plaque. Si le numéro figure déjà dans le registre, Konvoi le signale, pour que la nouvelle autorisation puisse remplacer l’ancienne. Une personne examine et valide chaque autorisation avant qu’elle ne compte.

Les autorisations validées sont réunies dans un seul registre, filtrable par actives, bientôt échues et expirées, et sur l’onglet Autorisations de chaque véhicule. Konvoi alerte lorsqu’une autorisation entre dans son délai d’alerte, qui dépend de sa catégorie, et lorsque l’autorisation permanente d’un véhicule a expiré au cours des 30 derniers jours sans autorisation valide pour la remplacer. Les deux alertes figurent dans l’e-mail quotidien sur l’état de la flotte, chacune annoncée une seule fois. Dans le portail chauffeur, les chauffeurs voient les autorisations du véhicule qui leur est attribué aujourd’hui.

Sans le module, les autorisations sont toujours reconnues et conservées avec vos documents, mais pas lues.