Vergunningen voor uitzonderlijk vervoer opvolgen voor je vrachtwagens

De eenvoudigste manier om vergunningen voor uitzonderlijk vervoer op te volgen, is elke vergunning te behandelen als een fiche die aan voertuigen hangt, niet als een pdf in iemands mailbox. Noteer per vergunning het nummer, de voertuigen die ze dekt, de geldigheidsperiode en de voorwaarden, en zorg voor een waarschuwing ruim voor ze afloopt. Controleer daarna per truck, niet per document, of er een geldige vergunning is. De meeste vergunningen vervallen ongemerkt omdat niemand de einddatum zag aankomen.

Waarom vergunningen door de mazen glippen

• Ze komen binnen als bijlage. Een vergunning landt in een mailbox, belandt in een map, en de einddatum staat nergens anders.
• Ze horen bij bepaalde voertuigen. Een vergunning noemt welke trekkers en opleggers ze dekt, via chassisnummer of nummerplaat. Een andere truck op dezelfde opdracht is misschien niet gedekt.
• Ze vervallen. Elke vergunning heeft een geldigheidsperiode, en een vernieuwing komt binnen als een nieuw document dat het oude moet vervangen.
• De voorwaarden staan in de kleine letters. Tijdvensters, begeleiding en verwittigingen die je vooraf moet doen, mis je snel als de vergunning pas langs de weg opengaat.

Wat je per vergunning bijhoudt

• Vergunningsnummer en uitgever
• Houder
• Gedekte voertuigen, via chassisnummer of nummerplaat
• Geldig vanaf en geldig tot
• Toegelaten afmetingen en massa, en de lading
• Route of wegennet
• Voorwaarden, woord voor woord overgenomen
• De originele pdf

Het document blijft de bron. Wat je in een spreadsheet of systeem typt, is een index om het terug te vinden, geen vervanging.

De vervaldata in het oog houden

• Stel een termijn in per soort vergunning. Vergunningen die langer duren om te krijgen, verdienen een vroegere waarschuwing.
• Controleer per voertuig. Vraag voor elke truck die een vergunning nodig heeft: is er vandaag een geldig? Een truck waarvan de vergunning vorige week afliep zonder opvolger, is een groter risico dan een vergunning die volgende maand vervalt.
• Koppel vernieuwingen. Vervangt een nieuwe vergunning een oude, leg dat vast, zodat de oude niet blijft waarschuwen en de historiek leesbaar blijft.
• Geef de chauffeur de juiste. De chauffeur hoort de geldige vergunning bij zich te hebben voor het voertuig dat hij vandaag rijdt, niet die van vorige maand.

Hoe Konvoi het aanpakt

Met de module Vergunningen, die per werkruimte aangezet wordt, herkent Konvoi vergunningen tussen de documenten die je oplaadt of doorstuurt naar het eigen e-mailadres van je werkruimte. Konvoi leest het vergunningsnummer, de houder, de geldigheidsdata, de voertuigen via chassisnummer of nummerplaat, de afmetingen en massa, de lading, de route en de voorwaarden, en koppelt elk voertuig aan je vloot, eerst via het chassisnummer (VIN), dan via de nummerplaat. Staat het vergunningsnummer al in het register, dan meldt Konvoi dat, zodat de nieuwe vergunning de oude kan vervangen. Iemand bekijkt en keurt elke vergunning goed voor ze meetelt.

Goedgekeurde vergunningen staan in één register dat je filtert op actief, bijna vervallen en vervallen, en op het tabblad Vergunningen van elk voertuig. Konvoi waarschuwt wanneer een vergunning in haar termijn komt, die afhangt van de categorie van de vergunning, en wanneer de vaste vergunning van een voertuig de voorbije 30 dagen afliep zonder geldige opvolger. Beide waarschuwingen komen in de dagelijkse e-mail over de vlootgezondheid, elk één keer gemeld. In het chauffeursportaal zien chauffeurs de vergunningen van het voertuig dat hun vandaag is toegewezen.

Zonder de module worden vergunningen nog altijd herkend en bij je documenten bewaard, maar niet gelezen.