Échéances des documents de véhicules : assurance, contrôle technique

Pour suivre l’échéance des documents de véhicules, tenez un dossier par véhicule avec les dates de validité de chaque document, reprises du document lui-même : la fin de la couverture d’assurance, la date du prochain contrôle technique, la validité de l’immatriculation. Vérifiez ensuite chaque jour lesquelles de ces dates tombent dans un délai d’alerte, et quels véhicules n’ont aucun document valable. Un document renouvelé doit lever l’alerte de lui-même, pour que la liste ne montre que ce qui demande encore une action.

Les documents à suivre

• Attestation d’assurance. Début et fin de la couverture, assureur et numéro de police.
• Certificat de contrôle technique. La date du prochain contrôle, et le résultat.
• Certificat d’immatriculation. Il doit figurer au dossier de chaque véhicule ; notez une date de fin s’il en a une.
• Tout autre document avec une date de fin, comme un contrat de leasing ou une autorisation.

Pourquoi le tableur ne suffit pas

Un tableur d’échéances fonctionne jusqu’au jour où quelqu’un oublie de le mettre à jour. Les dates sont recopiées à la main depuis un PDF, un renouvellement atterrit dans la boîte mail de quelqu’un sans jamais rejoindre le tableau, et un nouveau camion entre dans la flotte sans ligne à son nom. Le tableur ne signale rien non plus : il faut l’ouvrir et regarder. Ce qui expire, c’est rarement le document dont personne n’avait connaissance. C’est celui qui a été renouvelé trop tard, ou enregistré sur le mauvais véhicule.

Une routine qui tient

1. Lisez les dates dans le document, pas de mémoire ni dans un e-mail.
2. Reliez chaque document au véhicule par le numéro de châssis (VIN) ou la plaque, et vérifiez le lien avant qu’il compte.
3. Alertez à l’avance, avec un délai par type de document. Comptez aussi un document manquant comme un problème.
4. Demandez le renouvellement tôt à l’assureur, au courtier, à la société de leasing ou au garage, avant l’échéance de l’ancien.
5. Envoyez un récapitulatif par jour, pas un message par document, et seulement pour ce qui est nouveau.
6. Écartez les équipements sans ce type de papiers, comme les conteneurs, pour que la liste reste crédible.

Comment Konvoi procède

Les documents arrivent dans Konvoi par téléversement ou en les transférant à l’adresse e-mail propre à l’espace de travail. Konvoi reconnaît les certificats d’immatriculation, les attestations d’assurance et les certificats de contrôle technique, lit leurs dates de validité, l’assureur et le numéro de police, la date du prochain contrôle et le résultat, puis relie chaque document à un véhicule par VIN, plaque ou historique des plaques. Un document que Konvoi n’a pas pu relier avec certitude attend dans la boîte de vérification et ne compte qu’après confirmation par une personne.

Fleet Health signale ensuite, par véhicule, une assurance manquante, expirée ou bientôt expirée, un contrôle technique manquant, dépassé ou proche, et une immatriculation manquante ou expirée. Par défaut, l’alerte tombe 30 jours à l’avance, et un renouvellement qui démarre au plus tard le lendemain de la fin de l’ancienne couverture lève l’alerte. Chaque règle peut être désactivée, recevoir son propre délai et être limitée à certains types de véhicules. Les administrateurs, ou les membres et adresses externes que vous choisissez, reçoivent au plus un e-mail Fleet Health par jour, et chaque problème n’est annoncé qu’une fois. Pour obtenir un renouvellement, une demande de documents écrit à l’assureur, à la société de leasing ou au garage pour une série de véhicules ; les réponses reviennent dans la boîte de l’espace de travail et chaque document correspondant coche son véhicule. Plus d’informations sur la page documents et conformité.