Vervaldata van voertuigdocumenten: verzekering, keuring, inschrijving

Om vervaldata van voertuigdocumenten op te volgen, houd je per voertuig één dossier bij met de geldigheidsdatums van elk document, overgenomen uit het document zelf: het einde van de verzekeringsdekking, de datum waarop de volgende keuring moet gebeuren, de geldigheid van de inschrijving. Kijk dan elke dag welke van die datums binnen een waarschuwingstermijn vallen, en welke voertuigen helemaal geen geldig document hebben. Een vernieuwd document hoort de waarschuwing vanzelf op te heffen, zodat de lijst alleen toont wat nog actie vraagt.

Welke documenten je opvolgt

• Verzekeringsattest. Begin en einde van de dekking, verzekeraar en polisnummer.
• Keuringsbewijs. De datum van de volgende keuring, en het resultaat.
• Inschrijvingsbewijs. Het hoort voor elk voertuig in het dossier te zitten; noteer een einddatum als die er is.
• Al de rest met een einddatum, zoals een leasingcontract of een vergunning.

Waarom het rekenblad tekortschiet

Een rekenblad met vervaldata werkt tot iemand vergeet het bij te werken. Datums worden met de hand overgetikt uit een pdf, een vernieuwing belandt in iemands mailbox en haalt het blad nooit, en een nieuwe truck komt in de vloot zonder eigen rij. Het blad meldt ook zelf niets: iemand moet het openen en kijken. Wat vervalt, is zelden het document waar niemand van wist. Het is het document dat te laat vernieuwd werd, of bij het verkeerde voertuig genoteerd.

Een routine die standhoudt

1. Lees de datums uit het document, niet uit je geheugen of een e-mail.
2. Koppel elk document aan het voertuig via chassisnummer (VIN) of nummerplaat, en controleer de koppeling voor ze meetelt.
3. Waarschuw op voorhand, met een termijn per documenttype. Tel een ontbrekend document ook als probleem.
4. Vraag de vernieuwing tijdig op bij de verzekeraar, makelaar, leasingmaatschappij of garage, voor het oude document afloopt.
5. Stuur één overzicht per dag, geen bericht per document, en alleen met wat nieuw is.
6. Laat middelen zonder zulke papieren weg, zoals containers, zodat de lijst geloofwaardig blijft.

Hoe Konvoi het aanpakt

Documenten komen in Konvoi via een upload of door ze door te sturen naar het eigen e-mailadres van de workspace. Konvoi herkent inschrijvingsbewijzen, verzekeringsattesten en keuringsbewijzen, leest de geldigheidsdatums, de verzekeraar en het polisnummer, de datum van de volgende keuring en het resultaat, en koppelt elk document aan een voertuig via VIN, nummerplaat of platenhistoriek. Een document dat Konvoi niet met zekerheid kon koppelen, wacht in de review-inbox en telt pas mee als iemand het bevestigt.

Fleet Health meldt daarna per voertuig een ontbrekende, verlopen of bijna verlopen verzekering, een ontbrekende, achterstallige of nakende keuring, en een ontbrekende of verlopen inschrijving. Standaard waarschuwt Konvoi 30 dagen op voorhand, en een vernieuwing die ten laatste de dag na het einde van de oude dekking ingaat, heft de waarschuwing op. Elke regel kun je uitschakelen, een eigen termijn geven en beperken tot bepaalde voertuigtypes. Beheerders, of de leden en externe adressen die je kiest, krijgen hoogstens één fleet-health-mail per dag, en elk probleem wordt één keer gemeld. Om een vernieuwing op te vragen, mailt een documentaanvraag de verzekeraar, leasingmaatschappij of garage voor een reeks voertuigen; antwoorden komen terug in de inbox van de workspace en elk passend document vinkt zijn voertuig af. Meer op de pagina documenten en compliance.