Je vlootsystemen koppelen in de Benelux en Frankrijk

Een vloot die tussen België, Nederland, Luxemburg en Frankrijk rijdt, heeft vaak al een TMS, telematica, tankkaarten en boekhoudsoftware. Waar blijft er toch handwerk over? Een order opnieuw intikken, een tankkaarttransactie aan een vrachtwagen koppelen of een leveringsbewijs opvragen. Konvoi verbindt ondersteunde systemen en gebruikt hun gegevens voor die opvolging.

Spreek af welk systeem de gegevens beheert

Laat het TMS de transportorder beheren en de telematica de gemeten posities leveren. De boekhouding blijft verantwoordelijk voor de cijfers. Leg voor de koppeling vast welk systeem een record mag wijzigen. Zonder die afspraak kan tweerichtingsverkeer conflicterende orders en dubbele documenten opleveren.

De FleetGO eTrans-connector volgt dat principe: orders uit eTrans blijven in Konvoi Orders alleen-lezen. Orders uit Konvoi kunnen naar eTrans. Inrichting gebeurt op aanvraag en vereist toegang tot de juiste API.

Begin met één taak over de systemen heen

Taak	Bestaande bronnen	Wat Konvoi toevoegt
Tankbeurt controleren	Tankkaartexport, voertuigpositie en tankniveau	Koppelt de transactie en beschikbare bewijzen voor beoordeling
eTrans-order opvolgen	TMS-status en leveringsdocumenten	Brengt uitvoering en documenten samen in Konvoi Orders
Onderhoud voorbereiden	Voertuiggegevens, inspectie en werkplaats	Verbindt het gemelde probleem met de opvolging in de werkplaats
Vlootdocumenten verzamelen	E-mailbijlagen en voertuiggegevens	Leest documenten voor beoordeling en volgt geregistreerde vervaldata op

Kies een kleine steekproef van echte voertuigen en records. Neem een ontbrekend document, een gecorrigeerde transactie en een onbereikbare bron mee in de test. Een bruikbare koppeling toont wat misliep en kan opnieuw proberen zonder dubbel werk.

Test de talen en documenten van je team

Test voor Belgische teams Nederlandse en Franse documenten samen. Controleer voor Nederland de Nederlandse afzenderformaten en de identificatievelden uit je TMS. Ga voor Luxemburg na welke talen kantoor en chauffeurs gebruiken. Neem voor Frankrijk Franse leveranciersexports en leveringsdocumenten mee. Dit zijn controles bij de inrichting, geen belofte van landspecifieke fiscale of juridische dekking.

De website van Konvoi is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. De AS24-import leest Nederlandse en Franse XLSX-layouts. De Transics-koppeling en Ruptela-koppeling brengen ondersteunde telemetrie in het vlootoverzicht. Controleer per leverancier de methode en velden: niet elke koppeling is live of werkt in twee richtingen.

Bekijk wat vandaag gekoppeld is

De integratiecatalogus onderscheidt API-koppelingen, trackers, bestandsimport, e-mailverwerking en apps. Beschikbaarheid staat apart vermeld. FleetGO eTrans wordt op aanvraag ingericht; TAS en Mendrix zijn vandaag geen beschikbare connectoren. Voor tachograafdownloads en een volledige boekhoudworkflow blijven gespecialiseerde systemen nodig.

Een API en webhooks maken aanvullende koppelingen mogelijk, maar betekenen niet dat jouw software al gekoppeld is. Breng de productnaam, versie, voorbeeldbestanden en gewenste gegevensrichting mee naar het overleg.

Controleer het resultaat voordat je uitbreidt

Test één volledige taak over de gekoppelde systemen heen. Controleer de voertuig- of klantmatch, brontijden, eigenaarschap, dubbele records en wie wijzigingen mag goedkeuren. Vergelijk de handmatige stappen voor en na de koppeling. Breid daarna uit naar de volgende taak. Bekijk de beschikbare koppelingen of de prijzen.