Brandstofdiefstal opsporen in je vrachtwagenvloot

De betrouwbaarste manier om brandstofdiefstal in een vrachtwagenvloot op te sporen, is elke tankkaarttransactie naast wat er effectief in de tank kwam te leggen. Neem bij elke tankbeurt de stijging van het tankniveau die de CAN/FMS-niveausensor van de truck doorgeeft, reken die om naar liters, tel de diesel op die tijdens het tanken verbruikt werd (via de CAN-teller van het totale verbruik) en vergelijk dat met de liters op de transactie. Stond de truck aan het station toen de kaart gebruikt werd en steeg de tank ongeveer met wat betaald werd, dan is alles in orde. Zijn er liters betaald die nooit in de tank kwamen, of daalde het niveau terwijl de truck geparkeerd stond, dan heb je een vraag voor iemand. Locatie, tijd en een redelijke marge maken van die vergelijking een korte lijst dossiers die je echt moet bekijken, in plaats van ruis.

Waarom brandstofdiefstal in een vrachtwagenvloot moeilijk te zien is

Diesel verdwijnt in kleine hoeveelheden, verspreid over veel kaarten, chauffeurs, stations en dagen. Een brandstoffactuur zegt wat er betaald is, niet waar de diesel naartoe ging. Een gemiddeld maandverbruik verbergt makkelijk één jerrycan van 80 liter. En de meeste vloten bekijken tankkaarten en telematica in aparte tools, zodat niemand de twee naast elkaar legt.

Veelvoorkomende patronen, in willekeurige volgorde:

• Kaart gebruikt voor een ander voertuig. De tankkaart vult een privéwagen of een tweede voertuig, vaak aan een station op of vlak bij de route.
• Jerrycans of vaten vullen. De transactie is echt, maar een deel gaat in een bidon in plaats van in de tank.
• Aftappen. Diesel wordt uit een geparkeerde truck gehaald, vaak ‘s nachts of op een onbewaakte parking.
• Pompfraude aan je eigen depot. De depotpomp registreert meer liters dan de truck krijgt.
• Opgeblazen of gemanipuleerde bonnetjes. Hoeveelheid, eenheidsprijs of totaal passen niet bij een geloofwaardige tankbeurt.

Geen van die patronen zie je in een maandelijks kostenrapport. Ze laten allemaal een spoor na zodra je kaart en tank vergelijkt.

Welke data je nodig hebt

Om tankbeurten goed te controleren, heb je drie bronnen nodig, gekoppeld op voertuig en tijd:

• Brandstoftransacties. Uit exports of facturen van je tankkaarten, en uit de logs van je depotpomp als je zelf tankt. Je hebt tijdstip, station of pomp, hoeveelheid, eenheidsprijs, totaal en de kaart- of voertuigcode nodig.
• Tankniveau. Het niveaupercentage van de CAN-bus of de FMS-interface, uitgelezen door je telematicakastje.
• Verbruik en positie. De CAN-teller van het totale verbruik en de GPS-positie van de truck, zodat je weet hoeveel er verbruikt werd en waar de truck stond.

Geeft je telematica alleen een positie door, dan kun je nog altijd controleren waar de kaart gebruikt werd. Hoeveel er in de tank kwam, kun je dan niet nagaan.

Een tankkaarttransactie koppelen aan de tank

Zoek de stilstand, niet het tijdstip van de terminal

De klok van een betaalterminal en die van de telematica lopen zelden op de minuut gelijk. Vertrouw dus niet op het uur op het bonnetje, maar zoek het moment waarop de truck echt stilstond bij het station: bijvoorbeeld binnen 100 meter, stapvoets of trager, gedurende minstens enkele minuten. Die stilstand is waar getankt werd, en vertelt je meteen of de truck wel aan het station stond.

Zet de niveaustijging om in liters

Een niveausensor geeft een percentage, geen liters. Leer per voertuig hoeveel liter één procent is, op basis van tankbeurten die je vertrouwt, en reken dan:

liters in de tank = niveaustijging × liters per procent + verbruik terwijl het niveau steeg

Dat tweede deel telt mee bij lange tankbeurten met draaiende motor, of als het niveau pas een tijd na het stoppen van de pomp uitgelezen wordt.

Hou rekening met de grenzen van de sensor

Niveausensoren zijn onnauwkeurig. De vorm van de tank, een parking die helt en klotsende diesel na het remmen beïnvloeden allemaal de meting. Een deel van de diesel zit boven het punt dat de sensor kan meten, dus bij volgooien zie je vaak iets minder dan er getankt werd. Praktische regels:

• Lees het niveau alleen af als de truck geparkeerd staat op een vlakke ondergrond.
• Werk met een marge: een redelijke standaard is het grootste van 5 liter en 2% van de tank, per voertuig bij te stellen.
• Aanvaard een klein tekort bij volgooien als het past binnen de speling voor “verborgen diesel boven de sensor”.

Geef elke tankbeurt één oordeel

Elke tankbeurt hoort in precies één categorie. Zo blijft het nakijken kort en eerlijk:

Oordeel	Wat het betekent
Klopt met de tank	De tank steeg met wat betaald werd.
Binnen de marge	Een klein verschil, binnen de marge.
Vraag	Buiten de marge: dit zijn de onverklaarde liters.
Geen kaart	De tank steeg, maar binnen de wachttijd kwam er geen transactie binnen.
Geen stijging	Een transactie zonder bijhorende stijging in de tank.
Niet gekoppeld	Een dataprobleem, geen ontbrekende diesel.

Geef tankkaartdata de tijd om binnen te komen voor je een tankbeurt “geen kaart” noemt: sommige exports en facturen komen pas dagen later. Boek dubbels ook maar één keer: dezelfde transactie kan in een dagelijkse export én op de factuur staan.

Andere signalen die het controleren waard zijn

Tankbeurten met de tank vergelijken vangt het grootste deel. Een paar eenvoudige regels vangen de rest:

• Kaart gebruikt ver van de truck. Het station ligt enkele kilometers van de plek waar de truck rond het tijdstip van de transactie stond.
• Kaart op twee plaatsen tegelijk. Twee transacties waarvan afstand en tijd een onmogelijke snelheid veronderstellen.
• Tankbeurt groter dan de tank. Meer liters dan de tank kan bevatten.
• Onwaarschijnlijke transactie. Een onmogelijke prijs per liter, hoeveelheid of totaal.
• Verkeerde brandstof voor de motor. Benzine geboekt op een dieseltruck bijvoorbeeld: een sterke aanwijzing dat de kaart een ander voertuig vulde.
• Meer gekocht dan de afstand verklaart. Over enkele weken liggen de gekochte liters duidelijk hoger dan wat de CAN-teller als verbruik aangeeft.
• Niveaudaling tijdens het parkeren. Het klassieke teken van aftappen.
• Meer betaald dan de tank kreeg aan het depot. Pompfraude op je eigen terrein.

Stel een minimum in, zodat een afrondingsverschil van 6 liter nooit een dossier wordt, en laat toe dat regels uitgeschakeld worden voor voertuigen waarvan je weet dat de data niet betrouwbaar is.

Een dossier eerlijk bekijken

Een verschil tussen kaart en tank is een vraag, geen beschuldiging. Sensoren verlopen, data komt laat binnen, een koelgroep kan op dezelfde tank draaien, een voertuig kan van kaart gewisseld zijn. Toon eerst de feiten: de tankbeurt, de stilstand op de kaart, het niveau ervoor en erna en de onverklaarde liters. Vraag het daarna aan de chauffeur of aan het depot. Hou het zakelijk: een oordeel, één zin, een paar cijfers. Dossiers die op een dataprobleem uitdraaien, leiden tot een correctie in de data, niet tot een notitie in het dossier van een chauffeur.

Checklist

• Verzamel de transacties van al je tankkaartleveranciers en depotpompen op één plek.
• Zorg dat je telematica het CAN-tankniveau, de CAN-teller van het totale verbruik en de GPS-positie doorgeeft.
• Koppel elke transactie aan de echte stilstand van de truck, niet aan het uur op het bonnetje.
• Leer per voertuig de liters per procent; lees het niveau af als de truck stilstaat op een vlakke ondergrond.
• Werk met een marge (begin met het grootste van 5 L en 2% van de tank).
• Geef elke tankbeurt één oordeel en bekijk alleen de vragen.
• Voeg regels toe voor locatie, onmogelijke snelheid, te grote tankbeurten, prijs en brandstoftype.
• Let op niveaudalingen tijdens het parkeren.
• Boek dubbele transacties maar één keer.
• Bekijk dossiers met de feiten op het scherm voor je iemand aanspreekt.

Hoe Konvoi het aanpakt

De detectie van brandstofdiefstal in Konvoi werkt zoals in deze gids beschreven. Konvoi leest brandstoftransacties regel per regel uit AS24 (XLSX-exports, Nederlandse en Franse versie), IDS, Romac (ook LNG- en bio-LNG-volumes) en ProFleet-depotpompen (CSV), en leest facturen van DKV, TotalEnergies, Q8 en andere tankkaarten met AI. Dubbels, zoals dezelfde transactie in een dagelijkse AS24-export en op de factuur, worden één keer geboekt. Tankniveau, verbruik en positie komen uit telematica zoals Transics en Ruptela; de volledige lijst staat op de pagina integraties.

Elke tankbeurt wordt gesitueerd op de plek waar de truck echt stilstond (binnen 100 m, aan 5 km/u of minder, minstens 3 minuten) en krijgt één oordeel: klopt met de tank, binnen de marge, vraag, geen kaart (Konvoi wacht tot 7 dagen op een transactie), geen stijging of niet gekoppeld. De standaardmarge is het grootste van 5 L en 2% van de tank, per voertuig aan te passen.

Fuel Watch voegt daar detectoren aan toe. Standaard zijn dat: kaart gebruikt op meer dan 5 km van de GPS-positie van de truck binnen ±30 minuten; onwaarschijnlijke transactie; tankbeurt groter dan de tank; kaart op twee plaatsen tegelijk (veronderstelde snelheid boven 120 km/u); verkeerde brandstof voor de motor; meer gekocht dan de afstand verklaart (venster van 30 dagen, minstens 60 L en 10% te veel, op basis van de CAN-verbruiksteller); tankbeurten in de tank zonder transactie; aftappen tijdens het parkeren; en meer betaald dan de tank kreeg aan de pomp (minstens 30 L en 10% te weinig). Onder 15 L opent er geen dossier. Elke detector opent een brandstofdossier dat je kunt nakijken, kan per workspace uitgeschakeld en per voertuig gedempt worden, en de drempels zijn aan te passen.

Het principe is “eerst tonen, dan pas beschuldigen”: een dossier is een vraag die iemand bekijkt. Konvoi toont ook het verbruik in L/100 km per voertuig en per chauffeur. De modules staan op de pagina prijzen.