Voertuiginspectie met de telefoon in plaats van op papier

Een digitale rondgang vervangt het papieren controleblad door een begeleide fotoronde op de telefoon van de chauffeur. De chauffeur volgt telkens dezelfde posities rond het voertuig, neemt op elke positie een foto, duidt bestaande schade aan op het paneel waar ze zit, en de telefoon maakt een gedateerd rapport. Omdat elke inspectie dezelfde volgorde volgt, kun je de volgende ermee vergelijken, en begint een discussie over een nieuwe deuk bij foto’s in plaats van bij wat iemand zich herinnert.

Waarom een papieren controle tekortschiet

Een papieren blad toont dat iemand een vakje aankruiste, niet hoe het voertuig eruitzag. “Kras, linkerkant” zegt niet welk paneel, hoe groot, of dat de kras er vorige week al was. Bladen raken zoek in de cabine, worden achteraf ingevuld en kun je niet naast de vorige controle leggen. Betwist een chauffeur, een huurder of een garage een schade, dan beslecht een aangekruist vakje dat zelden.

Wat een goede digitale rondgang vastlegt

• Een vaste volgorde. Voorkant, bestuurderskant, achterkant, passagierskant, interieur. Elke keer dezelfde volgorde, zodat niets overgeslagen wordt en twee inspecties op elkaar aansluiten.
• Schade op het paneel. Elke schade staat op het paneel waar ze zit, met een type (kras, deuk, barst…), een ernst en een close-up.
• Het voertuig en het moment. Nummerplaat of chassisnummer, datum en uur, en de reden: een overdracht, een terugkeer, een wekelijkse controle of een controle na een incident.
• Geen afhankelijkheid van bereik. Depots, ondergrondse parkings en afgelegen terreinen hebben vaak geen netwerk. Opnemen moet offline lukken en later verzonden worden.

Zorg dat het rapport standhoudt

Een inspectie helpt pas in een geschil als niemand kan beweren dat ze bewerkt is. Bewaar de originele foto’s, geen gecomprimeerde kopieën. Verzegel de inspectie als ze klaar is: een hash van elk bestand, ondertekend op het toestel, met een tijdstempel van een onafhankelijke autoriteit. Lever het rapport in een formaat dat iedereen kan openen, zoals een PDF, en bewaar een kopie buiten de telefoon.

Vergelijk daarna. Schade die al op een paneel geregistreerd stond, moet als gekend herkend worden, zodat je alleen over nieuwe schade vragen stelt. Begin met de momenten die tot discussie leiden: overdrachten, terugkeren en controles na een incident. Hou de rondgang kort, zodat ze altijd gebeurt in plaats van overgeslagen als het druk is.

Hoe Konvoi het aanpakt

Konvoi Inspect is een gratis iPhone-app zonder account. De app leidt een rondgang langs vijf posities (voorkant, bestuurderskant, achterkant, passagierskant, interieur), schade wordt op het paneel aangeduid met type en ernst, en opnemen en verzegelen werken zonder bereik. Elk bestand wordt gehasht en ondertekend met een sleutel in de Secure Enclave van de telefoon, en een onafhankelijke RFC 3161-autoriteit zet een tijdstempel op het zegel zodra de telefoon online is. De PDF draagt het zegel en een QR-code, en iedereen kan een rapport of één foto controleren op inspect.konvoi.ai/verify. Kant-en-klare sjablonen dekken een check-out en check-in bij verhuur, een controle na een incident, een wekelijkse vlootcheck en de aankoop van een tweedehandsvoertuig, en je kunt ze delen als QR-code.

Gebruikt je vloot Konvoi, dan kan de chauffeur de inspectie naar de workspace sturen. Konvoi controleert het zegel opnieuw op de bestanden die binnenkwamen, koppelt de inspectie via nummerplaat of chassisnummer aan het voertuig en werkt het schadedossier van het voertuig bij: schade van hetzelfde type op hetzelfde paneel wordt gekoppeld aan wat al geregistreerd stond. AI kan inspectiefoto’s ook op schade analyseren. Meer op de pagina voertuiginspecties.