Repérer les doublons et le mauvais carburant sur les cartes carburant

Les transactions en double et les erreurs de carburant se repèrent en contrôlant chaque ligne de carte carburant sur deux points : la même transaction est-elle déjà comptabilisée, et le moteur du véhicule peut-il brûler ce qui a été acheté ? Un doublon double discrètement les litres et les dépenses dans chaque rapport. Une ligne avec le mauvais carburant, comme de l’essence sur un camion diesel, indique que la carte a servi pour autre chose ou que la ligne est liée au mauvais véhicule. Mieux vaut repérer les deux avant de tirer des conclusions sur la consommation ou un vol.

D’où viennent les doublons

La plupart des doublons ne sont pas des erreurs à la pompe. Ils viennent de la façon dont les données carburant sont livrées :

• Un fournisseur envoie un export quotidien, puis un fichier de facture couvrant la même période : le chevauchement arrive deux fois.
• La même facture PDF est transférée ou téléversée une seconde fois.
• Un fichier est réimporté après correction, par exemple d’une plaque mal saisie, si bien que la copie corrigée ne semble plus identique.

Distinguer un doublon d’un second plein réel

Comparez les faits de la transaction : plaque ou carte, heure exacte, litres et montant. S’ils concordent tous, il s’agit très probablement de la même transaction. La référence de transaction du fournisseur tranche. Deux lignes aux faits identiques mais aux références différentes sont deux transactions réelles, par exemple une carte utilisée deux fois à la même pompe. Une même référence, à la même seconde et avec les mêmes litres, correspond au même plein, même si la plaque est écrite autrement.

Lors du nettoyage, gardez un exemplaire, retirez les autres et vérifiez la liste avant toute suppression.

Le mauvais carburant pour le moteur

Connaissez le carburant de chaque véhicule et comparez-le à chaque achat. De l’essence sur un camion diesel ou du diesel sur une camionnette essence mérite un examen. Attention aux combinaisons légitimes : tout diesel prend de l’AdBlue, les véhicules au GPL ou au GNC roulent généralement aussi à l’essence, et les hybrides se rechargent à l’électricité. Un écart est une question, pas une preuve : autre véhicule sur la carte, mauvais lien de véhicule ou camion de remplacement temporaire.

Certaines lignes ne peuvent tout simplement pas décrire un vrai plein : un prix au litre impossible, zéro litre, plus de litres qu’aucun réservoir ne peut contenir, ou un total différent de litres multipliés par prix. Ce sont généralement des erreurs d’import. Archivez-les avec une raison plutôt que de les supprimer, afin que la décision reste vérifiable.

Comment Konvoi s’y prend

Konvoi reconnaît une transaction déjà livrée au moment de l’import, aussi bien pour les exports structurés que pour les factures lues par IA, et affiche les lignes écartées dans la revue avec la mention « Doublon ». Pour les copies déjà comptabilisées, les administrateurs de l’espace de travail peuvent lancer « Supprimer les transactions en double » dans les paramètres avancés : Konvoi analyse, montre chaque groupe, conserve l’exemplaire le plus ancien et ne supprime rien sans votre accord.

Fuel Watch dispose en outre d’un détecteur « Mauvais carburant pour ce moteur », qui s’appuie sur l’historique de pleins du véhicule lorsqu’aucun type de carburant n’est renseigné, et d’un contrôle « Pas une vraie transaction » pour les lignes dont les propres chiffres se contredisent. Chacun ouvre un dossier qu’une personne examine. Une transaction archivée reste conservée, sort des totaux, et ses dossiers ouverts sont retirés. Pour comparer la carte et le réservoir, lisez détecter le vol de carburant dans une flotte de camions.