Dubbele tankkaarttransacties en verkeerde brandstof opsporen

Dubbele transacties en verkeerde brandstof spoor je op door elke tankkaartregel op twee punten te controleren: is dezelfde transactie al geboekt, en kan de motor van het voertuig verbranden wat er gekocht werd? Een dubbel verdubbelt stilletjes liters en kosten in elk rapport. Een regel met de verkeerde brandstof, zoals benzine op een dieseltruck, wijst erop dat de kaart iets anders tankte of dat de regel aan het verkeerde voertuig hangt. Beide wil je zien voor iemand conclusies trekt over verbruik of diefstal.

Waar dubbels vandaan komen

De meeste dubbels zijn geen fout aan de pomp. Ze komen voort uit de manier waarop brandstofdata binnenkomt:

• Een leverancier stuurt een dagelijkse export en later een factuurbestand over dezelfde periode, waardoor de overlap twee keer binnenkomt.
• Dezelfde pdf-factuur wordt een tweede keer doorgestuurd of opgeladen.
• Een bestand wordt opnieuw ingelezen nadat iemand het verbeterde, bijvoorbeeld een verkeerd getypte nummerplaat, zodat de verbeterde kopie er niet meer identiek uitziet.

Een dubbel onderscheiden van een tweede echte tankbeurt

Vergelijk de feiten van de transactie: nummerplaat of kaart, het exacte tijdstip, de liters en het bedrag. Kloppen ze allemaal, dan gaat het vrijwel zeker om dezelfde transactie. De transactiereferentie van de leverancier geeft de doorslag. Twee regels met identieke feiten maar een andere referentie zijn twee echte transacties, bijvoorbeeld een kaart die twee keer aan dezelfde pomp gebruikt werd. Dezelfde referentie met dezelfde seconde en dezelfde liters is dezelfde tankbeurt, ook als de nummerplaat anders geschreven staat.

Hou bij het opruimen één exemplaar over, verwijder de andere, en bekijk de lijst voor er iets gewist wordt.

Verkeerde brandstof voor de motor

Ken de brandstof van elk voertuig en leg die naast elke aankoop. Benzine op een dieseltruck of diesel op een benzinebestelwagen verdient een blik. Let op combinaties die wel kloppen: elke diesel neemt AdBlue, voertuigen op LPG of CNG tanken meestal ook benzine, en hybrides laden stroom. Een verschil is een vraag, geen bewijs: het kan een ander voertuig op de kaart zijn, een verkeerde koppeling of een tijdelijke vervangtruck.

Sommige regels kunnen helemaal geen echte tankbeurt beschrijven: een onmogelijke literprijs, nul liter, meer liters dan eender welke tank aankan, of een totaal dat niet gelijk is aan liters maal prijs. Dat zijn meestal importfouten. Archiveer ze met een reden in plaats van ze te wissen, zodat de beslissing later na te gaan is.

Hoe Konvoi het aanpakt

Konvoi herkent een opnieuw aangeleverde transactie bij het inlezen, zowel bij gestructureerde exports als bij facturen die met AI gelezen worden, en toont de overgeslagen regels in de review als “Duplicaat”. Voor kopieën die al geboekt zijn, kunnen workspacebeheerders in de geavanceerde instellingen “Dubbele transacties verwijderen” starten: Konvoi scant, toont elke groep, houdt het oudste exemplaar en wist niets voor jij akkoord geeft.

Fuel Watch heeft daarnaast een detector “Verkeerde brandstof voor deze motor”, die terugvalt op de eigen tankhistoriek van het voertuig als er geen brandstoftype ingesteld is, en een controle “Geen echte transactie” voor regels waarvan de eigen cijfers elkaar tegenspreken. Elk opent een dossier dat iemand bekijkt. Een gearchiveerde transactie blijft bewaard, telt niet meer mee in de totalen en de open dossiers erover worden ingetrokken. Voor de vergelijking tussen kaart en tank lees je brandstofdiefstal opsporen in je vrachtwagenvloot.