Konvoi · Boîte de réception et documents
La boîte de réception
Envoyez ou importez n'importe quel document de flotte. Konvoi le lit, le classe sur le bon camion, conducteur ou coût, et ne vous demande que ce dont il n'est pas sûr.
Transcription
Transférez n'importe quel e-mail à l'adresse de votre boîte de réception, ou déposez un fichier. Une amende, une facture de garage, un scan de vingt pages, une déclaration de dégâts d'un conducteur. Konvoi le lit et sait ce que c'est. Que peut-on envoyer ? Certificats d'immatriculation et de conformité, contrôles techniques, assurances et contrats de leasing. Factures et relevés de carte carburant. Amendes, autorisations, constats amiables, permis de conduire. En PDF, en photo prise avec votre téléphone, en pile de pages scannées, ou en tableur. Chaque document va à sa place. Un gros scan est découpé, et chaque page arrive sur son camion, le contrôle technique avec sa date d'échéance. La facture rejoint les coûts du camion, chaque plein son camion, et l'amende le conducteur qui avait le camion ce jour-là. Quand Konvoi n'est pas sûr, il ne devine pas. Il pose une question et vous montre ce qu'il a lu. Une mauvaise plaque met une amende sur le mauvais conducteur, ou crée un camion que vous avez déjà. Le dernier mot vous revient. La plupart du temps, Konvoi a déjà une réponse probable : le camion où se trouve le reste du scan, ou une date de contrôle plus un an. Vérifiez-les et acceptez-les d'un coup, ou passez-les une par une au clavier. Chaque étape peut être annulée. Ouvrez la Boîte de réception dans la barre latérale. Votre adresse est en haut de la page.
Une seule adresse
Ouvrez la Boîte de réception. En haut figure l'adresse de votre espace : Envoyez à … ou téléversez. Transférez-y les e-mails avec leurs pièces jointes, ou choisissez Importer. Konvoi lit chaque fichier et l'affiche comme une arrivée : un e-mail, un scan, un téléversement, une amende ou une inspection.
Ce qui peut entrer
- Véhicule : certificat d'immatriculation, certificat de conformité, contrôle technique, assurance ou carte verte, contrat de leasing, étalonnage tachygraphe, certificat ADR.
- Coûts : factures, relevés de carte carburant et exports d'une pompe.
- Sur la route : amendes, autorisations de transport exceptionnel, constats amiables.
- Conducteurs : permis de conduire.
- Listes : une liste d'import de véhicules, toute la flotte dans un tableur.
En PDF, en photo (JPG, PNG), en scan de nombreuses pages, en Excel ou CSV, ou en e-facture (XML).
Ce que Konvoi classe tout seul
- Un scan de nombreuses pages est découpé en documents, et chaque page arrive sur son camion.
- Un contrôle technique ou une assurance apporte sa date de fin de validité, et Fleet Health prévient avant l'échéance.
- Une facture rejoint les coûts du camion, et chaque plein d'un relevé carburant son camion.
- Une amende va au conducteur qui avait le camion ce jour-là.
- Un fichier reçu deux fois affiche Déjà reçu et n'est pas classé à nouveau.
Classé aujourd'hui compte ce qui est passé sans vous.
Quand il vous demande, et pourquoi
Quand Konvoi n'est pas sûr, il ne devine pas. L'arrivée pose une question, avec la page et la valeur lue mises en évidence : une plaque absente de votre flotte, une plaque proche d'une des vôtres, une date illisible, un conducteur à désigner sur une amende. Deviner mettrait une amende au mauvais conducteur, créerait un camion que vous avez déjà, ou ferait manquer un contrôle. La réponse vous revient, et elle tient en un clic.
Réponses probables, un par un, annuler
- N ont une réponse probable : le camion où se trouve le reste du scan, une ancienne plaque, ou une date de contrôle plus un an. Vérifiez-les et acceptez-les d'un coup.
- Les passer un par un (T) affiche chaque page en grand ; répondez avec les touches chiffrées.
- Chaque réponse rapide peut être annulée depuis le message qui la confirme.
Bon à savoir
- Lire un document consomme des crédits documents.
- Un e-mail sans rien à classer demande ce que c'est ; vous pouvez l'ignorer.
- Les déclarations de dégâts et les inspections en attente de revue arrivent ici aussi.
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Encore une question ? Posez-la dans l'application par ce lien ⓘ, ou écrivez à [email protected].