Konvoi · Inbox en documenten
De inbox
Mail of upload elk vlootdocument. Konvoi leest het, klasseert het op de juiste vrachtwagen, chauffeur of kost, en vraagt jou alleen iets als het niet zeker is.
Tekst van de video
Stuur elke mail door naar het adres van je inbox, of sleep er een bestand in. Een boete, een garagefactuur, een scan van twintig pagina's, een schademelding van een chauffeur. Konvoi leest het en weet wat het is. Wat mag erin? Inschrijvingsbewijzen, gelijkvormigheidsattesten, keuringen, verzekerings- en leasingcontracten. Facturen en tankkaartoverzichten. Boetes, vergunningen, aanrijdingsformulieren, rijbewijzen. Als pdf, als foto met je gsm, als stapel gescande pagina's, of als spreadsheet. Elk document komt waar het hoort. Een grote scan wordt opgesplitst, en elke pagina landt op haar eigen vrachtwagen, de keuring met haar vervaldatum. De factuur gaat naar de kosten van de vrachtwagen, elke tankbeurt naar haar vrachtwagen, en de boete naar de chauffeur die die dag reed. Is Konvoi niet zeker, dan gokt het niet. Het stelt één vraag en toont wat het gelezen heeft. Een verkeerde nummerplaat zet een boete op de verkeerde chauffeur, of maakt een vrachtwagen aan die je al hebt. Het laatste woord is dus aan jou. Meestal heeft Konvoi al een waarschijnlijk antwoord klaar: de vrachtwagen waar de rest van de scan op staat, of een keuringsdatum plus een jaar. Kijk ze na en aanvaard ze in één keer, of overloop ze één voor één met het toetsenbord. Elke stap kan je ongedaan maken. Open Inbox in de zijbalk. Je adres staat bovenaan de pagina.
Eén adres
Open Inbox. Bovenaan staat het adres van je werkruimte: Mail naar … of upload. Stuur mails met bijlagen door naar dat adres, of kies Uploaden. Konvoi leest elk bestand en toont het als binnenkomst: een mail, een scan, een upload, een boete of een inspectie.
Wat mag erin
- Voertuig: inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidsattest, technische keuring, verzekering of groene kaart, leasingcontract, tachograafijking, ADR-certificaat.
- Kosten: facturen, tankkaartoverzichten en exports van een tankinstallatie.
- Op de weg: boetes, vergunningen uitzonderlijk vervoer, aanrijdingsformulieren.
- Chauffeurs: rijbewijzen.
- Lijsten: een importlijst voertuigen, de hele vloot in één spreadsheet.
Als pdf, als foto (JPG, PNG), als scan van veel pagina's, als Excel of CSV, of als e-factuur (XML).
Wat Konvoi zelf klasseert
- Een scan van veel pagina's wordt opgesplitst in documenten, en elke pagina landt op haar eigen vrachtwagen.
- Een keuring of verzekering brengt haar geldig-tot-datum mee, zodat Fleet Health waarschuwt voor ze vervalt.
- Een factuur landt in de kosten van de vrachtwagen, en elke tankbeurt van een tankkaartoverzicht op haar vrachtwagen.
- Een boete gaat naar de chauffeur die die dag met de vrachtwagen reed.
- Een bestand dat twee keer binnenkomt, toont Al ontvangen en wordt niet nog eens geklasseerd.
Vandaag geklasseerd telt wat zonder jou verwerkt is.
Wanneer het jou iets vraagt, en waarom
Is Konvoi niet zeker, dan gokt het niet. De binnenkomst toont één vraag, met de pagina en de gelezen waarde aangeduid: een nummerplaat die niet in je vloot zit, een nummerplaat die lijkt op een die je hebt, een datum die niet te lezen is, een bestuurder om aan te duiden op een boete. Een gok zou een boete op de verkeerde chauffeur zetten, een vrachtwagen aanmaken die je al hebt, of een keuring doen missen. Het antwoord is dus aan jou, en het kost één klik.
Waarschijnlijke antwoorden, één voor één, ongedaan maken
- N hebben een waarschijnlijk antwoord: de vrachtwagen waar de rest van de scan op staat, een oude nummerplaat, of een keuringsdatum plus een jaar. Kijk ze na en aanvaard ze in één keer.
- Eén voor één overlopen (T) toont elke pagina groot; antwoord met de cijfertoetsen.
- Elk snel antwoord kan je ongedaan maken vanuit de melding die het bevestigt.
Goed om te weten
- Een document lezen verbruikt documentcredits.
- Een mail zonder iets om te klasseren vraagt wat het is; je kan hem negeren.
- Schademeldingen en inspecties die op een nazicht wachten, komen hier ook binnen.
In de app opent dit artikel via de ⓘ-link naast het scherm dat het uitlegt.
Nog een vraag? Stel ze in de app via die ⓘ-link, of mail [email protected].